Info
Her kan du læse håndbogs lejevilkår og retningslinjer for brug af Kulturhus Trommen.
Herudover fungerer håndbogen som en guide til jer, der gerne vil lave arrangementer i Trommen, men som
ikke har prøvet det før.
Det er ikke sikkert alt i denne håndbog er relevant for jeres arrangement, men vi håber, at den kan være
med til at skabe et overblik over de forskellige muligheder I, som borgere, foreninger eller kulturaktører
har, for at skabe gode oplevelser til glæde for borgerne i Hørsholm og omegn.
Vi ser frem til at byde jer og jeres arrangement hjertelig velkommen i Kulturhus Trommen.
Anvendelse af Kulturhuset
Lejevilkår og retningslinjer for brug af Kulturhus Trommen gælder ved leje af:
1. Stortrommen
2. Lilletrommen
3. Foyeren
Leje af Kulturhus Trommen er fortrinsvis til kulturelle arrangementer, men kan også rumme andre
arrangementer. Arrangementerne er til glæde for borgere i Hørsholm og hele Nordsjælland. Kulturelle
arrangementer inkluderer f.eks.:
• teater
• musik
• dans
• litteraturarrangementer
• billedkunst
• film
• foredrag om kulturelle emner
Hvem kan leje sig ind i Kulturhus Trommens sale?
Kulturhus Trommens sale er tilgængelige for alle, der vil skabe kulturoplevelser for borgerne. Uanset om du
er erfaren kulturaktør, et professionelt musikbureau, lokal forening og organisation, oplysningsforbund,
kunstner, musikskole eller nybegynder, er du velkommen til at leje vores faciliteter.
Hvem kan ikke leje sig ind i Kulturhus Trommens sale?
Private borgere med arrangementer som fester, fødselsdage, konfirmationer osv.
Ansøgning om leje
Ansøgning om leje skal sendes til Kulturhus Trommen, trommen@horsholm.dk, telefonnr.: 48 49 53 50
senest 2 måneder inden arrangementet afholdes (i sommerperioden 3 mdr. før).
Læs mere om hvad ansøgningen skal indeholde under ”Ansøgning og tidsfrister”.
Driftsansvarlig
Den driftsansvarlige er ansat af Kulturhus Trommen og har indgående kendskab til huset. Vedkommende
kan hjælpe og vejlede lejer til de bedste løsninger for arrangementet herunder vurdere behov for ekstra
hjælp ud over de inkluderede timer i lejeprisen.
Den driftsansvarlige skal være til stede under hele arrangementet. Den driftsansvarlige hjælper desuden
med klargøring før eller under arrangementet, afhængigt af behovet for opstilling mm.
Kulturhus Trommen vurderer ved hvert arrangement, om der er behov for yderligere hjælp fra
driftsansvarlig, hvilket koster lejeren 250,00 kr. pr time. Denne vurdering vil indgå i tilbuddet, så man har en
fast og en retvisende pris fra start. Der er nat- og weekendtillæg for hjælp i aftentimer og weekender.
Rengøring foretages ikke af den driftsansvarlige, men af kommunens rengøringsfirma.
Takstoversigt til driftsansvarlige timer og servicepersonale.
Takstoversigt til driftsansvarlige timer uderover 3 timer pr. lejeperiode (dog 1½ time for leje af
Lilletrommen), samt timetakst til servicepersonale.
Hverdage
De første 7 timer ml. kl. 08-18: Normal timetakst
Efterfølgende 3 timer: Normal timetakst + 50%
Øvrige timer: Normal timetakst + 100%
Lørdag
Første 3 timer ml. kl. 06-12: Normal timetakst + 50%
Øvrige timer: Normal timetakst + 100%
Søn- og helligdage
Alle timer: Normal timetakst + 100%
Vær opmærksom på, at timerne inkluderet fra den driftsansvarlige dækker ikke salsopstilling ud over de
faste salsplaner eller ’stagehand-arbejde’, såsom sceneopbygning og losning af udstyr fra lastbiler osv.
Lys- og lystekniker
Brug af Trommens professionelle lys- og lydanlæg kræver, at lejer engagerer en lys- og lydtekniker, som
besidder den nødvendige tekniske viden og er godkendt af Kulturhus Trommen senest 1 måned før
arrangementet. Trommen kan være behjælpelig med at finde en tekniker. Ved brug af Trommens
minianlæg kan den driftsansvarlige i Trommen være behjælpelig med instruktion/guidning. Yderligere
oplysninger findes under Ansøgning og tidsfrister. Alle udgifter til ekstra lys- og lydtekniker afholdes af
lejer udover den driftansvarlige hjælp.
Sådan skaffer du en tekniker til dit arrangement.
Trommen har gode erfaringer med at benytte nedenstående teknikkere:
Thomas Løve: 40565848
Claus Juhl: 20208391
Du er også velkommen til at benytte en tekniker, som ikke står på Trommens liste – husk blot, at
denne tekniker i så fald skal godkendes af Trommen senest 1 måned før arrangementet.
Sådan bliver du godkendt som lys- og lydtekniker i Trommen
Kulturhus Trommens professionelle lyd- og lysanlæg må kun benyttes af professionelle/ kompetente
teknikere, som er godkendt af Trommen. Godkendelsen sker efter nærmere dialog med Trommen og kan
betyde, at interesserede teknikere skal sende deres CV, og/eller uddannelsesbeviser til Trommen, eller at
firmaer skal sende en referenceliste til trommen@horsholm.dk.
Stagehands og crew
Stageshands assisterer med praktiske opgaver før eller under større arrangementer så som at bære
scenografi, opbygge scener og transportere podier – kort sagt, de hjælper med alt omkring scenen.
Hvis arrangementet kræver stagehands, er det lejers ansvar at bestille personalet og dække omkostninger hertil.
Crew anvendes, hvis arrangementet kræver dørmand, billetkontrol eller bartjenere.
Kulturhus Trommen kan ikke henvise til specifikke udbydere, men anbefaler, at lejer foretager en
netsøgning på f.eks. ”stagehands til arrangementer”.
Ved eventuelle spørgsmål er lejer altid velkommen til at kontakte Trommen.
Billetsalg
I er velkomne til at sælge billetter til jeres arrangement.
Bemærk, at når der sælges billetter, skal der også være personer til at kontrollere billetterne på selve
dagen. Lejeren er ansvarlig for billetsalg/billetkontrol m.v. og afholder alle udgifter hertil.
Kulturhus Trommen kan ikke henvise til specifikke udbydere men anbefaler, at lejer foretager en
netsøgning på f.eks. ”billetudbydere til arrangementer”.
Ved eventuelle spørgsmål er lejer altid velkommen til at kontakte Trommen.
PR og omtale
Her på Trommens hjemmeside findes en arrangementskalender, hvor Trommen meget gerne omtaler jeres
arrangement.
Bemærk, at åbne arrangementer skal annonceres på Trommens hjemmeside.
Lejer skal sende kort information om arrangementet (lejer kan evt. sende billede og evt. link til billetsalg) til
trommen@horsholm.dk hurtigst muligt, dog senest 1 måned før arrangementet, hvorefter Kulturhus
Trommen sørger for at publicere informationerne på Trommens hjemmeside.
Lejer er selvfølgelig velkommen til at annoncere på SoMe eller andre relevante steder. Lejer afholder alle
udgifter hertil
Bardrift
Foyerbaren vil være åben til et hvert arrangement, hvor Trommes Spisested bemander baren.
Lejer er velkommen til at lave eget barsalg, men dette skal aftales direkte med Trommens Spisested.
Serveringen er mulig hele dagen og skal senest være afsluttet kl.
24.00. Kulturhus Trommen skal være ryddet, ordnet og klar til rengøring senest kl. 02.00, hvor Trommen
skal forlades.
Lejer har mulighed for at låne tre barelementer med køleskuffer af Kulturhus Trommen. Aftale omkring
håndtering og salg af drikkevarer, lejlighedsbevilling, bemanding, mv. skal aftales med forpagteren af
cafeen i Kulturhus Trommen.
Bemærk, at lejer ikke kan benytte den fastetablerede bar, kasseapparat, dankortmaskiner, køleskabe,
popcornmaskine mv., da den fastetablerede bar er bortforpagtet. Lejer er altid velkommen til at kontakte
forpagteren mhp. at indgå en aftale i forhold til brug af den fastetablerede bar, varekøb, mv.
Ved eventuelle spørgsmål er lejer altid velkommen til at kontakte Trommen.
Skal der sælges varer, skal lejer selv sikre, at der kan tages imod betaling. Aftale omkring
betalingsmuligheder kan med fordel drøftes med forpagteren af cafeen i Kulturhus Trommen.
Koda
Hvis der spilles musik under arrangementet, skal dette indrapporteres til Koda. Det gælder både musik, som
en DJ spiller, baggrundsmusik og koncerter. Derfor anbefaler Kulturhus Trommen, at lejer er opmærksom
på playlister mm., da det er lejers ansvar at sikre korrekt indrapportering/afregning til/fra Koda.
For vejledning til indberetning henvises til Kodas kundeservice: kunde@koda.dk eller tlf.nr.: 33 30 63 80
Billetsalg
I er velkomne til at sælge billetter til jeres arrangement.
Bemærk, at når der sælges billetter, skal der også være personer til at kontrollere billetterne på selve
dagen. Lejeren er ansvarlig for billetsalg/billetkontrol m.v. og afholder alle udgifter hertil.
Kulturhus Trommen kan ikke henvise til specifikke udbydere men anbefaler, at lejer foretager en
netsøgning på f.eks. ”billetudbydere til arrangementer”.
Ved eventuelle spørgsmål er lejer altid velkommen til at kontakte Trommen.